Penjadwalan dan pengelolaan janji temu dan reservasi yang akurat merupakan tugas penting dan biasanya diperlukan untuk sebagian besar bisnis dan organisasi yang menyediakan layanan kepada pelanggan mereka. Dari praktisi medis yang menjadwalkan janji temu pasien mereka hingga operator tur yang memesan reservasi, prosedur yang tepat harus diterapkan agar operasi berjalan dengan efisien dan berhasil.
Sampai saat ini, sebagian besar bisnis dan organisasi menerima dan mengelola janji temu dan reservasi mereka dengan cara tradisional: Pelanggan, pasien, klien atau siswa menelepon atau mengirim email permintaan janji temunya, perwakilan memeriksa ketersediaan dan mengonfirmasi tanggal dan waktu janji temu , lalu dia memasukkannya ke dalam buku janji temu kertas atau kalender elektronik, seperti yang ditawarkan oleh Google dan Microsoft Outlook. Tergantung pada staf dan sumber daya operasional, bisnis atau organisasi juga dapat menindaklanjuti dengan panggilan telepon pengingat, e-mail atau kartu pos.
Proses yang sudah ketinggalan zaman ini dapat menjadi tidak efisien, memakan waktu, dan tidak efektif dalam mengelola janji temu dan reservasi layanan Judi Online. Inilah sebabnya mengapa semakin banyak bisnis dan organisasi telah memasukkan perangkat lunak penjadwalan janji online ke dalam operasi mereka untuk mengotomatisasi, merampingkan, dan meningkatkan proses penjadwalan janji temu mereka.
PERAN INTERNET
Peningkatan penggunaan Internet di antara populasi telah mengubah cara sebagian besar individu melakukan bisnis dan berinteraksi dalam kehidupan pribadi dan profesional mereka, karena kemajuan teknologi telah mempermudah untuk mengotomatisasi dan meningkatkan tugas-tugas yang memakan waktu dan membosankan, seperti menjadwalkan janji temu. Jumlah pelanggan potensial dan klien yang terus meningkat mencari layanan online dan mungkin lebih cenderung memilih penyedia layanan tertentu berdasarkan fitur online yang ditawarkannya. Survei Citibank tahun 2009 mengungkapkan bahwa 57 persen responden bisnis kecil (20 hingga 99 karyawan) menggunakan situs Web mereka lebih banyak pada tahun 2009 daripada tahun sebelumnya. Ini juga menunjukkan bahwa usaha kecil juga menggunakan Web untuk pemasaran elektronik (28 persen). Mengenai kegiatan di masa depan, 72 persen responden usaha kecil dalam survei Citibank yang lebih baru menunjukkan bahwa mereka cenderung menggunakan situs Web untuk pemasaran atau memperluas bisnis mereka dalam 12 bulan ke depan.
ALASAN MENGGUNAKAN PERANGKAT LUNAK PENJADWALAN ONLINE
Kenyamanan. Salah satu alasan paling umum yang diberikan oleh usaha kecil untuk memanfaatkan perangkat lunak penjadwalan online adalah kenyamanan bagi mereka dan klien mereka. Sebuah survei yang dilakukan oleh Appointment-Plus menunjukkan bahwa sebelum penjadwalan perangkat lunak, lebih dari 72 persen responden mengambil janji dan reservasi secara pribadi melalui telepon. Survei yang sama menunjukkan bahwa lebih dari 55 persen responden mencari alternatif untuk prosedur penjadwalan mereka saat ini untuk memungkinkan klien menjadwalkan janji temu dan memesan reservasi secara online.
Ketika digunakan dengan benar, aplikasi perangkat lunak penjadwalan online dapat mengurangi jumlah panggilan telepon dan email dari pelanggan dan pelanggan saat ini dan calon pelanggan yang ingin menjadwalkan dan membatalkan janji temu dan reservasi mereka. Ini juga mengurangi waktu yang diperlukan untuk memasukkan dan mengelola janji temu secara manual di buku kertas atau kalender elektronik. Ini, pada gilirannya, dapat membebaskan sejumlah besar waktu luang yang sekarang dapat digunakan untuk tugas-tugas yang lebih penting. Bisnis dan organisasi hanya mengarahkan pelanggan dan klien mereka ke situs Web mereka atau menyediakan mereka dengan tautan URL untuk mengakses penjadwal online Appointment-Plus. Karena berbasis Web, pengguna dapat mengakses perangkat lunak penjadwalan dari koneksi Internet apa pun. Ini memungkinkan mereka mengakses saat jauh dari rumah atau kantor mereka.
Perangkat lunak penjadwalan online juga merupakan kemudahan bagi pelanggan dan klien. Karena semakin banyak individu melakukan aktivitas harian mereka secara online, kemampuan untuk menawarkan mereka pilihan untuk menjadwalkan janji temu dan memesan buku sesuai keinginan mereka-dan tidak hanya selama jam kerja-sangat penting untuk kesuksesan. Beberapa pelanggan bahkan mungkin mencari penyedia layanan lain yang menawarkan penjadwalan janji temu online.
Penghematan Uang. Mengotomatiskan dan menyederhanakan prosedur penjadwalan janji temu juga dapat menghasilkan penghematan uang. Semakin sedikit waktu yang dihabiskan oleh operator bisnis atau organisasi dan stafnya untuk menjadwalkan dan mengelola janji temu dan reservasi secara manual, semakin produktif mereka. Dalam beberapa kasus, penjadwalan online membantu bisnis mengurangi jumlah staf lembur. Hal ini juga dapat menghilangkan kebutuhan untuk membawa karyawan lain untuk mengelola penjadwalan janji temu. Dalam Appointment-Plus yang disebutkan di atas, lebih dari 56 persen responden melihat peningkatan pendapatan sejak perangkat lunak penjadwalan janji online.
“Tidak hadir”, kutukan dari banyak bisnis dan organisasi, dapat berdampak negatif pada pendapatan operasional, karena mereka menyia-nyiakan slot waktu yang dapat diberikan kepada pelanggan lain. Email otomatis dan pengingat pesan teks, fitur populer yang ditemukan di beberapa perangkat lunak penjadwalan online, dapat membantu mengurangi jumlah ketidakhadiran sebanyak 50 persen. Sistem secara otomatis mengirimkan ini pada hari tertentu sebelum janji temu yang dijadwalkan, seperti satu atau dua hari sebelum setiap janji temu.
Pelaporan. Sebagian besar bisnis dan organisasi mengandalkan pelaporan dan pencatatan yang akurat untuk berbagai tujuan operasional. Memasukkan, memelihara, dan menyebarkan data dapat menjadi proses yang tidak praktis dan membosankan, terutama jika informasi tersebut ditemukan dalam banyak file, folder, dan spreadsheet. Perangkat lunak penjadwalan online menyimpan informasi berharga ini di satu lokasi terpusat, sehingga mudah diakses dan ditinjau. Ini juga memberi pengguna kemampuan untuk mengekspor laporan standar dengan cepat.
Bisnis dan organisasi di seluruh negeri bergantung pada perangkat lunak penjadwalan janji temu berbasis Web untuk meningkatkan operasi mereka. Ini mudah digunakan, nyaman untuk operator bisnis dan klien, penghemat uang, menawarkan pelaporan dan pencatatan yang kuat, dan dapat diakses dari koneksi Internet apa pun. Sebagian besar operator yang mulai menggunakan perangkat lunak langsung melihat hasil positif baik dalam pengoperasian maupun umpan balik pelanggan.
Eric Richard adalah spesialis hubungan masyarakat untuk Appointment-Plus, sistem penjadwalan online yang telah memesan lebih dari 48 juta janji temu dan reservasi sejak diluncurkan pada tahun 2001. Sekitar 4.000 bisnis dan organisasi di seluruh Amerika Serikat, Kanada, dan 10 negara lain mengandalkan perangkat lunak ini. untuk tugas-tugas seperti menjadwalkan janji temu, memesan reservasi, fasilitas dan peralatan, menerima pembayaran online, mengirim pengingat, dan pemasaran elektronik. Pengembangnya adalah StormSource Software, sebuah firma teknologi berbasis di Scottsdale, Arizona yang mengkhususkan diri dalam pengembangan perangkat lunak janji temu online untuk berbagai macam aplikasi dan industri.